Każde przedsiębiorstwo dąży do realizacji określonych celów. Droga do celu bywa jednak skomplikowana i złożona z wielu różnych zadań, których prawidłowe wykonanie jest kluczem do osiągnięcia sukcesu. W dzisiejszych czasach większością przedsiębiorstw zarządza się poprzez projekty, zarządzanie projektami jest natomiast najczęściej wykorzystywanym sposobem kierowania organizacjami.
Czym jest zarządzanie projektami w definicji i praktyce?
Zarządzanie projektami jest najczęściej definiowane jako szereg działań prowadzonych po to, aby przedsiębiorstwo mogło osiągnąć założone z góry cele. Zarządzanie projektami możemy więc określić jako systematyczne i stopniowe dążenie do sukcesu poprzez realizację krótko- i długoterminowych zadań, przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka, które mogłoby uniemożliwić wcielenie w życie planów firmy. Taki sposób kierowania przedsiębiorstwem obejmuje szereg czynności, do których należą m. in. planowanie, harmonogramowanie, realizowanie, kontrolowanie oraz rozliczanie zadań, które wspólnie składają się na realizację celów. Pozwala na opracowanie strategii dotyczącej wcielenia w życie założeń przedsiębiorstwa oraz pozwala na jego lepszy i zgodny ze strategią rozwój.
Zarządzanie projektami jest sposobem sterowania przedsiębiorstwem, które zajmuje się efektywnym osiąganiem celów projektu przy jednoczesnym eliminowaniu wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka. Jego zadaniem jest również budowanie motywacji zespołu czuwającego nad wykonaniem określonego projektu oraz czuwanie nad właściwą komunikacją pomiędzy wszystkimi jego uczestnikami. Kluczową rolę w zarządzaniu projektami pełni kierownik projektu, który bierze bezpośredni udział w całym procesie. Kierownik zajmuje się koordynacją poszczególnych zadań składających się na projekt, czuwa nad pracą całego zespołu, motywuje go oraz komunikuje się ze sponsorem projektu.
Jak powinno wyglądać skuteczne zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami, aby było skuteczne i doprowadziło do osiągnięcia konkretnych rezultatów, musi być realizowane w ściśle określony sposób. W jego skład wchodzi kilka działań, których prawidłowe wykonanie umożliwia skuteczne osiągnięcie celów. Pierwszym z nich jest definiowanie, które polega na ustaleniu celu oraz określeniu sposobów jego realizacji. Istotne jest tu również wykrycie potencjalnych zagrożeń, które mogłyby uniemożliwić zamknięcie projektu z sukcesem. Kolejnym krokiem jest planowanie projektu, czyli ustalenie kolejności wykonywania poszczególnych działań oraz określenie narzędzi, z których będzie korzystał zespół. Skuteczne planowanie powinno pozwolić na osiągnięcie celu bez ponoszenia zbędnego ryzyka.
Następnym etapem skutecznego zarządzania projektami jest realizacja planu. Na ten krok składają się wszystkie działania podejmowane w celu realizacji projektu, a więc rozdzielenie zadań na poszczególnych uczestników i ustalenie szczegółowego przebiegu prac. W trakcie realizacji planu niezbędna jest także kontrola, która ma na celu bieżące weryfikowanie poprawności realizowanych zadań oraz wprowadzenie potrzebnych modyfikacji mających na celu usprawnienie pracy. Ostatnim etapem zarządzania projektami jest natomiast zamknięcie projektu, które obejmuje analizę efektów pracy oraz ocenę, czy projekt został wykonany zgodnie z oczekiwaniami.
